A legjobb tippek a hatékony időbeosztáshoz

A jól előkészített munkához könnyebb hozzáfogni. Gondold át még előző este, mi az a néhány (két-három) legfontosabb feladat, aminek mindenképpen meg kell lennie másnap. Szánj egy kis időt az előkészítésre, akár csak néhány percet (ilyen lehet például a szükséges eszközök, iratok előkészítése, a másnap időbeosztásának átgondolása)! Az előkészületek segítenek átlendülni a feladat legnehezebb szakaszán – a kezdésen.

A kezdés azonban annak is nehéz lehet, aki jól előkészíti a másnapi munkát. A nehéz kezdésen segíthet, ha kis részekre darabolod fel a feladatot és a legkönnyebb résszel kezded (azt is el kell végezni valamikor). Bizonyos időt eltöltve a feladattal, egyre jobban bevonódsz, lendületet nyersz és sokkal könnyebb lesz a folytatás.

Egy másik trükk a kognitív pszichoterápiából származik: szabj időlimitet a feladatra, például "csak öt percig foglalkozom vele". Öt percet sokkal könnyebb kibírni, mint azt a hosszabb időt, aminek nem is lehet feltétlenül a végét látni. Ebben a módszerben is az a trükk, hogy ha már egyszer belekezdünk, gyakran olyan sikerélményt nyerünk, hogy már nem is akarjuk abbahagyni.

A munkafolyamatra vonatkozó tanács, hogy feladatvégzés közben szüneteket kell tartani még akkor is, ha éppen nagyon jól megy a munka. Ez minden bizonnyal a legfontosabb tanácsok egyike, hiszen egy időbeosztással foglalkozó internetes oldal olvasói például az úgynevezett Pomodoro-technikát szavazták meg mint saját tapasztalataik alapján a legjobban működő módszert. A lényeg ebben az, hogy munka közben 5 perces szüneteket kell tartani 25 percenként, majd négy ciklus után egy hosszabb (15-20 perces) szünetet. A szünet alatt el kell távolodni a feladattól és teljesen mással kell foglalkozni. Ezzel a módszerrel sokkal több eredményt lehet elérni, mint másfél órányi folyamatos munkával.

Újabb alapvető tanács, hogy munka közben maximálisan a feladatra kell koncentrálni, lehetőség szerint minden zavaró inger kiszűrésével. A párhuzamos feladatvégzés (amikor egyszerre több dolgot csinál valaki) a számítógépnek való, az emberi agy nem képes erre (vagy nem csinálja hatékonyan). Mindig fejezd először be az elkezdett munkát és csak utána fogj hozzá a következőhöz! A menet közben felmerülő feladatokat csak jegyezd fel, hogy el ne felejtődjenek, de ne kezd el megoldani őket. Tanuld meg emellett kiszűrni vagy átirányítani azokat az információkat, amelyek feleslegesek vagy nem elég fontosak az azonnali figyelemhez – majd velük is foglalkozol, amikor eljön az ideje.

Ha éppen két feladat között vagy és új teendő merül fel (például eszedbe jut egy telefon, amit el kellene intézni), akkor használd az úgynevezett kétperces szabályt: ami két percnél rövidebb ideig tart, végezd el azonnal! Így megelőzhető az apró-cseprő feladatok felhalmozódása és ami még fontosabb: elkerülöd a halogatás csapdáját.

A kitartásban sokat segít, ha megjutalmazod magad a fontos feladatok elvégzése után. A jutalom lehet apró dolog is: mindenki talál ilyet, személyre szabva.

A legtöbbet azonban a saját hibáidból tanulsz. Kezdj el vezetni egy NOT TO DO-listát és írd le, hogy milyen hibákat követtél el aznap. Minden egyes hibához írj egy jobb megoldási javaslatot.

Végül érdemes belegondolni, hogy az emberi agy olyan csodálatos szerkezet, ami életünk végéig fejlődik és nincs ismert információtárolási kapacitáskorlátja. Életünk végéig tanulunk és folyamatosan változunk. Használd ki ezt a lehetőséget és írd le, miben szeretnél még fejlődni, mit szeretnél még megtanulni. Tegyél érte minden nap (de legalább is minden héten) egy keveset! Sokat nem szabad tervezni, mert hosszú távon a túlméretezett tervek szükségszerűen zátonyra futnak. Vezess listát arról, hogy rendszeresen tettél-e valamit a célokért!