A tökéletes időbeosztás titka: végezz mindent a maga idejében!

Fontos, hogy például a reggeli ébredésnek és felkelésnek, a munkába indulásnak, a pihenésnek, a legfontosabb aznapi feladatoknak, a sportolásnak vagy sétának, mozgásnak, az elalvásnak is meglegyen a maga ideje. Bár igazodni kell a külső elvárásokhoz is (például a munkaidőhöz), a megfelelő időpontokat leginkább saját szervezete megfigyelésével állapíthatja meg mindenki. A biológiai ritmus állandóságot mutat és ha nem akarsz komoly akadályokat állítani magad elé, akkor érdemes együttműködni vele.

Mindenki a nap más-más szakaszában a legproduktívabb. Figyeld meg, mikor vagy a legaktívabb, mikor megy a legjobban a munka! Ez az időszak a nap ugyanazon óráira szokott esni minden nap adott személy esetében. Sokan a reggeli vagy a délelőtti órákban a legaktívabbak, amikor még megőrződik az éjszakai alvás regeneráló hatása. Erre utal az a közmondás is, hogy "ki korán kel, aranyat lel". Ha a reggeli típusba tartozol, érdemes úgy beosztani a napot, hogy a legfontosabb két-három feladatot még délelőtt 11 óra előtt fejezd be.

Hatékony módszer az is, ha a legnehezebb feladattal kezded a munkát – vagy azzal, amihez a legkevesebb motivációd van. A legnehezebb feladat elvégzése lendületet ad a többihez, ami már szinte magától fog menni. Akinél ez szokássá válik, annak az önbizalma és önértékelése is növekedni fog, hiszen azt tanulja meg magáról, hogy meg tud birkózni a nehéz dolgokkal. A legnehezebb feladattal kezdés további előnye, hogy megelőzi az elvégzetlen feladatok felhalmozódását.

Általános szabály, hogy tanulásra vagy az intenzív szellemi munkára a reggel 8 vagy az este 10 óra a legalkalmasabb, attól függően, hogy az úgynevezett "pacsirta" vagy a "bagoly" típusba tartozol-e. Az előbbi típus korán ébred és korán álmosodik el, az utóbbi reggel nehezen kel fel, viszont késő este a legaktívabb.

Munka közben fontos szabály, hogy mindig fejezd először be az elkezdett munkát és csak utána fogj hozzá a következőhöz! Az újonnan felmerülő feladatokat csak jegyezd fel, hogy el ne felejtődjenek, de ne kezdd el megoldani őket. Tanuld meg kiszűrni vagy átirányítani azokat az információkat, amelyek feleslegesek vagy nem elég fontosak az azonnali figyelemhez – majd velük is foglalkozol, amikor eljön az ideje.
Sok időt lehet megtakarítani reggelenként azzal, ha előző este átgondolod és kikészíted a másnapi öltözéket, gondoskodsz a reggelihez vagy a kávéhoz való alapanyagokról, összeszeded azokat a tárgyakat, amelyek keresésével sok idő mehet el, például a kulcsok, iratok, bérlet, (nap)szemüveg vagy amit magaddal kell vinned a munkahelyre.

Átlagosan délután 13.00 és 14.30 között az úgynevezett cirkadián ritmus (testi-lelki változásaink 24 órás ciklusa) pihenést parancsol. Az agy és a test ilyenkor regenerálódásra készül fel aktív tevékenység helyett. Ha valaki pihenni vagy aludni tud ebben az időben, akkor sokkal hatékonyabban tud regenerálódni, mint más nappali időpontokban. Nem véletlen, hogy hagyományosan erre az időszakra kerül a főétkezés, majd a szieszta. Bár a relaxáció is sokat jelent, a leghatékonyabb regenerálódási forma természetesen az alvás. A napközbeni alvás ideális időtartama 20–45 perc; ennél több alvás után már sokak számára nehéz visszaállni a normál ébrenléti szintre. Végül jó tudni azt is, hogy a napközbeni alvás igen gyorsan elmélyül, ezért különösen pihentető – olyan, mintha kétszer annyit aludnánk.